Messuille kannattaa osallistua, sillä tuskin missään muussa ympäristössä asiakas saapuu samalla tavalla käytännössä suoraan yrityksen syliin. Ensimmäisen kontaktin saaminen on tunnetusti kaupanteossa se vaikein osa, ja siksi messuilla oleminen voidaan katsoa suoraan myyntiä edistäväksi toiminnaksi.
“Se mitä kuulen, unohdan. Se mitä näen, muistan. Mutta sen mitä koen, ymmärrän.” – Confucius
Messuympäristö antaa mahdollisuuden havainnollistaa tuotteita tai palveluja eri aistien avulla, jolloin asiakas parhaassa tapauksessa sekä muistaa että ymmärtää, mistä tuotteessa tai palvelussa on kysymys.
Onnistunut messuosallistuminen edellyttää kolmivaiheista prosessia: suunnittelu – toteutus – jälkiseuranta.
Pelkkä messuilla oleminen ei riitä. Kaiken a ja o on kokonaisvaltainen ja huolellinen etukäteissuunnittelu, joka luo pohjan onnistuneelle toteutukselle. Jälkiseurantaa ei tule myöskään unohtaa, sillä muuten on mahdotonta tietää onko asetetut tavoitteet saavutettu. Jälkiseurannasta saatavat tiedot ovat myös avainasemassa mahdollista seuraavaa messuosallistumista suunniteltaessa.
Suunnittelu
Suunnittelutyö käynnistyy miettimällä mitä tuotteita tai palvelukokonaisuuksia messuille halutaan lähteä markkinoimaan. Tätä seuraa oikeanlaisen kohderyhmän määrittäminen, jonka jälkeen on aika valita valitun kohderyhmän tavoittamiseksi parhaiten sopivat messut.
Kun olet valinnut sopivat messut, aseta konkreettisia tavoitteita. Kuinka monta ihmistä tapaat, kuinka monelta saat yhteystiedot, kuinka monen kanssa sovit seuraavan tapaamisen. Konkreettiset tavoitteet auttavat messuosaston sekä messuilla tapahtuvan toiminnan suunnittelussa.
Suunnitteluvaiheessa tulisi miettiä myös mahdollisimman kokonaisvaltaisesti messuilla välitettävää yrityskuvaa: vasemmalla kädellä suunniteltu ja rakennettu messuosasto kertoo usein enemmän kuin tuhat sanaa yrityksen uskottavuudesta. Loistelias ja kekseliäs messuosasto taas houkuttelee paikalle enemmän potentiaalisia asiakkaita ja tallentuu myös logoineen monen kameran muistikortille.
Toteutus
Kun suunnittelu on hoidettu huolella, soljuu tapahtuman toteutus kuin itsestään. Pidä loppuvaiheessa erityisen tarkasti kiinni aikatauluista, niin saat palaset pysymään kasassa alusta loppuun. Mieti jo suunnitteluvaiheen aikana parhaat henkilöt osastollesi: muista, ettei paras vaihtoehto välttämättä ole se, joka tietää tuotteesta eniten, vaan se joka todennäköisemmin saa asiakkaan ihastumaan siihen. Ohjeista messuosastollasi työskenteleviä ottamaan rohkeasti kontaktia kävijöihin, ja keräämään mahdollisimman monet yhteystiedot ylös.
Jälkiseuranta
Messujen jälkipyykki kannattaa käydä tarkasti läpi, jottei niihin käytetty panostus menisi hukkaan. Siirrä uudet kontaktisi asiakasrekisteriin, ja pyri ottamaan yhteyttä mahdollisimman moneen mahdollisimman pian. Messukävijät saavat messuilla niin paljon informaatiota, etteivät välttämättä muista seuraavana päivänä myyntipuheista enää mitään – siispä nopea ja henkilökohtainen yhteydenotto on paras mahdollinen keino tehdä kauppaa. Selvitä myös, saavutitko asettamasi tavoitteet: jututitko niin montaa kuin olit aikonut, saitko niin paljon uusia kontakteja kuin olit suunnitellut? Jos jäit tavoitteistasi reilusti, mieti mikä meni vikaan ja mitä voisit tehdä eri tavalla seuraavalla kerralla.