Jokin aika sitten Twitterissä virisi keskustelua siitä, kuinka paljon yksi messuosallistuminen keskimäärin yritykselle maksaa. Valitettavasti tähän on mahdoton vastata suoraan – messuosallistumisen hinta kun riippuu niin monesta asiasta, niin kuin myös messuilta saatava liiketoiminnallinen hyöty.
Neliömäärät, pinta-alamaksut, rakenteet, grafiikat, catering-palvelut ja kalusteet maksavat kaikki eri verran riippuen siitä, ovatko kyseessä pikkumessut Tampereella vai jättimessut Barcelonassa. Ja sitten on sellaisia variaatioita kuin Kiina, Brasilia, Puola, Intia tai Japani.
Tai Italia, jossa muun kakun päälle saattaa tulla vielä muutama ylimääräinen pizzakuitti messuille lähteneen henkilökunnan toimesta.
Sellaisillakin asioilla on merkitystä, kuin vaikka osastolle roudattavan tavaran paino – Yhdysvalloissa lasku nousee samaa tahtia osastolle tuotavien rakenteiden, demojen ja kalusteiden painon kanssa, kun taas Euroopassa osastolle voi tuoda vaikka Kaskelotin ilman, että siitä napsahtaa painon vuoksi lisämaksua. Jonkin sortin eläinsuojelusakot tosin saattavat olla odotettavissa.
No, on muitakin asioita, kuten nyt vaikka sähköt. 10 kahvinkeitintä vie enemmän sähköä kuin 1. Joku pärjää kahvinkeittimellä, toinen haluaa osastolle kymmenen metrin screenin. Ja kun sähkölasku määräytyy käytön perusteella, on senkin puolesta mahdotonta sanoa paljonko yksi messuosallistuminen keskimäärin maksaa, vaikka vertailtaisiin kahta saman kokoista osastoa samoilla messuilla.
Edellä mainitut kustannukset ovat kuitenkin vain niitä ns. ”pakollisia kustannuksia”, jotka ovat käytännössä samat riippumatta siitä, mistä messupaketin suunnittelun ja toteutuksen ostaa.
Oleellisempaa on nimittäin messujärjestelyihin käytettävä aika, ja tämä onkin se, joka erottelee messupalveluntarjoajien porukassa jyvät akanoista ja hyvät vähän paremmista. Projektinhallinta.
Perinteinen muistisääntö on, että osaston järjestelyihin kuluu ammattilaiselta keskimäärin yksi tunti per näyttelyneliö. Tässä kohtaa kannattaa uskoa, kun suutaria kehotetaan pysymään lestissään – messuprojekteja hoitamaan tottunut projektipäällikkö tietää mihin pitää milloinkin soittaa, mistä ja miten paljon sähköä tilataan, ja miten osaston rakentaminen koordinoidaan. Tällöin voidaan todella puhua tunnista per neliö.
Entäs Pirkko?
Sen sijaan normaalisti aivan muihin puuhiin keskittyvä esimerkkihenkilö, sanotaan vaikka Pirkko, joutuu tekemään huomattavasti enemmän selvitystyötä ennen kuin pääsee kilpailuttamaan messurakentajia, sekä soittamaan edes sen ensimmäisen puhelun. Ja puheluita täytyy soittaa paljon, sillä usein jokaisella asialle on eri yhteyshenkilö: kahvit yhdestä paikasta, siivous toisesta, sähköt kolmannesta ja niin edelleen. Sijoitetaan tapahtuma vielä eri aikavyöhykkeelle, niin sopasta tulee entistä maukkaampi.
Ja kyllähän Pirkko voi nämä puhelut soittaa ja selvitykset selvittää, sekä opiskella siinä sivussa vielä sähköopin perusteet (japanilaisittain) ja hankkia timpurin ammattipätevyyden siltä varalta, ettei summittaisesti valittu rakentaja ollutkaan tehtäviensä tasalla.
Mutta avainkysymys onkin, että kannattaako?
Vai olisiko Pirkon kuitenkin järkevämpää käyttää aikaansa niihin omiin, varsinaisiin työtehtäviinsä? Olisiko tehokkaampaa ja sen seurauksena kokonaisuudessaan halvempaa ulkoistaa koko projekti ammattitaitoiselle ihmiselle, ostaa omaan messutiimiinsä ulkopuolinen resurssi hoitamaan juuri ja vain tätä asiaa?
Sillä jos Pirkko käyttää yhden messuosaston järjestelyihin 100 tuntia aikaa, on tuo 100 tuntia jostakin muusta pois. Sata tuntia on paitsi 2,5 viikkoa työaikaa, myös n. 5 ajomatkaa Helsingistä Lappiin ja takaisin, 92,3 jaksoa Vain Elämää, tai (vain) 3,74 opintopisteen edestä niitä sähköopintoja.
Se on aika paljon kaikkea, jos toinen vaihtoehto on maksaa järjestelyjen hoitamisesta ulkopuoliselle, jolloin Pirkon ei tarvitse muuta kuin kertoa, että kahvia tarvitaan ja Sauli Sales Manager ei muuten pysty juomaan sitä ilman maitoa.
Tällöin Pirkko voi omiin työtehtäviinsä keskittymisen ohella lähteä messuja edeltäväksi viikonlopuksi kesämökille sen sijaan, että päivystäisi puhelimen äärellä – sen tekee joku muu, samalla kun hoitaa ne kahvit ja maidot.
Tämä sama joku on myös se, joka on hallil eka, hallil vika – kuten alla olevissa kuvissa syyskuun alussa järjestetyillä SMM-messuilla. Entren projektipäälliköt olivat ensimmäisinä paikalla kun rakentaminen aloitettiin, sekä viimeisinä sammuttamassa valot, kun asiakkaat olivat jo lähteneet.
Nykyään Pirkko antaa Wulff Entren hoitaa messujärjestelyt. Pirkko on fiksu. Ole kuin Pirkko.