Viimeiset viisi kuukautta olen viettänyt Wulff Entrellä projektikoordinaattorin tehtävissä. Ennen kuin aloitin työt, minulta kysyttiin usein mitä projektikoordinaattori oikeasti tekee? Vastasin näihin kysymyksiin yrityksen nettisivuja ja blogia selattuani jotenkin näin: ”autan yrityksiä kaikissa messujärjestelyissä”.
Ihan hyvä vastaus, sillä sitähän työni juuri on – tosin pelkkä “messujärjestelyt” onkin huomattavasti laajempi ja monimutkaisempi käsite kuin olin kuvitellut.
Sain oman tulikasteeni parin kuukauden työn jälkeen, kun hyppäsin mukaan hoitamaan OTC 2015 – messuja, jotka järjestettiin Texasissa toukokuussa. Kuten blogia lukeneet tietävät, saimme kunnian hoitaa ensimmäisen kerran myös Norjan paviljonkia, johon kuului noin 65 norjalaista yritystä. Näistä minun vastuullani oli noin neljäkymmentä. Onneksi minua ensikertalaista oli auttamassa ja tukemassa koko meidän huippu projektitiimimme. Sen voin sanoa että tämä kokemuksen jälkeen kiire ja viestinnän hallinta saivat aivan uuden merkityksen.
Jos minulta nyt ensimmäisen projektin jälkeen kysyttäisiin mitä projektikoordinaattori tekee, miettisin hiukan pidempään kuin aikaisemmin, ja toteaisin, että mitä me oikeastaan emme tekisi?
Työhömme kuuluu monia tehtäviä, jotka eivät suoranaisesti näy asiakkaalle. Esimerkiksi pelkästään viestintä lohkaisee ison osan projekteista. Yleensä viestintää harjoitetaan rakentajan, järjestäjän, asiakkaan ja meidän myynti- ja designtiimin välillä. Hyvällä tuurilla järjestäjällä on vielä jokaiselle tilaukselle ja tehtävälle oma yhteyshenkilö. Myös aikaerot asettavat omat haasteensa viestimiselle. Käytännössä me siis pidämme kaikki langat käsissä ja varmistamme että jokainen taho tietää missä mennään ja mitä tehdään.
Sen lisäksi että kaikki langat tulee pitää käsissä, työhömme kuuluu myös asiakkaiden toiveiden, tarpeiden ja tavoitteiden kartoittaminen messuille, osaston suunnittelu ja kuvien piirtäminen, kuvien hyväksyttäminen ja muutosten tekeminen, parhaan rakentajan etsiminen ja kilpailuttaminen, yhteydenpito messujärjestäjään, manuaalin tunnusten pyytäminen ja osastokuvien hyväksyttäminen, hallikartan ja järjestäjän manuaalin läpikäyminen, projektiaikataulun suunnittelu ja aikataulujen tarkistaminen järjestäjältä, rakentamiseen liittyvien rajoitteiden ja messujen sääntöjen selvittäminen, grafiikoiden tarkistaminen ja eteenpäin lähettäminen, sähköjen, viemäröinnin, ripustuspisteiden, siivouksen, internetin, erilaisten av-laitteiden ja cateringin tilaaminen, sekä avustaminen katalogitiedoissa ja näytteilleasettajien passien tilaamisessa…
Niin, eikä pahitteeksi ole myöskään tietää että loisteputken värilämpötila on 3000–4000 kelviniä ja värintoistoindeksi vaihtelee 80–89% välillä, tai että 32- ampeerin voimavirtaan voidaan kytkeä viisi kahvinkeitintä per vaihe.
Projektien työtehtäviä pohtiessa ja yhteen projektiin käytettyjä työtunteja laskiessa mietin, mitä tarkoittaisi jos yritys tekisikin nämä kaikki vaiheet ennen messuja itse? Kuka sen työn tekisi ja mistä se olisi yrityksen sisällä pois? Kuinka paljon se yritykselle oikeasti maksaisi?
Yritykset eivät siis osta meiltä vain konkreettista messuosastoa, vaan projektinhallintaa ja oman ajan säästöä. He eivät osta vain rakentamista vaan henkilön, joka varmistaa että kaikki toimii ja onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla.
